증빙 자료
발행·수취 세금계산서, 카드전표, 현금영수증을 발행일 순서로 정리합니다. 파일로 받은 전자세금계산서와 종이 증빙을 한 목록으로 합쳐 두면 이후 대조가 쉬워집니다.
이른 아침, 창가 자리의 장부 정리
도입 가이드
스프레드시트에서 옮기기 전에
전환에서 시간이 가장 오래 걸리는 부분은 소프트웨어가 아니라 자료 정리입니다. 무엇을 먼저 모으고, 어떤 순서로 옮기고, 어디서 세무대리인과 맞출지를 정해 두면 시행착오가 줄어듭니다. 이 가이드는 그 순서를 단계별로 정리합니다.
회계 시스템 전환 전에 확인할 항목을 정리했습니다. 최근 1년치 매입매출 자료, 세금계산서, 카드전표, 은행 거래 내역이 준비되면 이관 작업의 절반은 끝난 셈입니다.
도입 순서, 다섯 마디
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01
자료 수집
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02
이관 경로
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확정
21일 안에 첫 마감
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03
규칙 합의
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04
자동화 켜기
준비
옮기기 전에 모을 자료
최근 1년치 매입매출 자료를 먼저 모읍니다. 이 네 묶음이 준비되면 나머지 이관 작업은 훨씬 수월해집니다. 오래된 자료일수록 세무대리인과 확인할 부분이 남아 있기 때문에, 먼저 손에 쥐고 시작하는 편이 좋습니다.
은행 거래 내역
입출금 내역을 계좌별로 내려받습니다. 은행 연동을 켜기 전에는 최근 1년치 파일을 보관해 두는 편이 안전합니다.
거래처 정보
거래처 목록과 사업자번호를 정리하고, 자주 쓰는 계정과목을 거래처별로 표시해 둡니다. 이후 자동분개 규칙을 만들 때 그대로 출발점이 됩니다.
계약과 미수금
진행 중인 계약, 미수금, 선급금처럼 잔액이 남아 있는 항목을 목록으로 만듭니다. 첫 달 원장 잔액이 이 목록과 맞는지 확인하는 것이 도입 검증의 출발점입니다.
이관
기존 장부를 어떻게 가져갈지
기존 장부를 그대로 옮길지, 잔액만 시작점으로 삼을지 먼저 정합니다. 이관 지원 범위는 제품마다 다르므로 계약 전에 확인하시길 권합니다.
최근 1년을 그대로 이관
과거 조회와 비교가 편해집니다. 대신 옮겨야 할 전표와 분개가 그만큼 많아지고, 검증할 항목도 늘어납니다.
작업량 많음 · 조회 편함
잔액만 시작점으로 삼기
시작은 빠르지만, 과거 자료는 별도로 보관해야 합니다. 세무대리인과 상의해 보관 위치와 형식을 함께 정해 두세요.
작업량 적음 · 별도 보관
절충해서 나누기
최근 3~6개월만 옮기고 나머지는 잔액으로 처리합니다. 부가가치세 신고 주기와 맞물리는 구간을 기준으로 자르는 경우가 많습니다.
자주 쓰는 방식
규칙
계정과목과 거래처 규칙 정하기
계정과목은 세무대리인이 보기 편한 단위로 맞추는 편이 좋습니다. 처음부터 잘게 나누는 것보다 반복되는 항목 위주로 정리하고, 도입 첫 달 안에 확정해 두는 것이 관리하기 쉽습니다.
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01
세무대리인의 시선으로 단위 맞추기
분개를 직접 하지 않더라도, 세무대리인이 원장에서 항목을 찾기 쉬운 단위여야 합니다. 명칭과 계층은 그쪽 표준에 맞춰 두면 매달 확인 전화가 줄어듭니다.
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02
거래처별 기본 계정 지정
자주 거래하는 곳은 기본 계정과목을 미리 지정해 둡니다. 이렇게 하면 자동분개 정확도가 올라가고, 검토에 쓰는 시간이 눈에 띄게 줄어듭니다.
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03
처음부터 잘게 나누지 않기
항목이 너무 많으면 관리가 어려워지고, 오히려 잘못 분류되는 전표가 늘어납니다. 반복되는 항목 위주로 시작하고, 필요할 때 가지를 추가하세요.
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04
첫 달 안에 확정하기
규칙을 확정해 두면 이후 자동분개와 전자세금계산서 가져오기가 훨씬 안정적으로 돌아갑니다. 두 달째부터는 규칙을 다듬는 일만 남도록 만드는 것이 목표입니다.
자동화
자동화를 어디까지 켤지
은행 연동과 OCR 전표, 자동분개를 한꺼번에 켜면 초기에 확인할 것이 많아집니다. 거래가 많은 항목부터 하나씩 켜고, 규칙이 자리 잡으면 다음 단계로 넘어가는 편이 안전합니다.
권장 순서
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먼저
세금계산서 가져오기
전자세금계산서와 홈택스 자료를 연결합니다. 대개 가장 먼저 켜게 되는 기능이고, 신고 자료 확인이 빨라집니다.
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다음
은행 연동과 OCR 전표
거래가 많은 계좌부터 연결합니다. OCR 전표는 사람이 검토하는 흐름을 먼저 만들고 나서 범위를 넓히세요.
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마지막
자동분개 규칙
거래처별 기본 계정과 자주 쓰는 패턴이 자리 잡은 뒤에 켭니다. 그때 자동분개 정확도가 가장 안정적입니다.
합의
세무대리인과 미리 맞출 것
이 합의를 도입 전에 끝내 두면 이후 조정이 줄어듭니다. 조회만 할지, 전표 입력까지 맡길지에 따라 제품 설정이 달라집니다.
권한을 어떻게 나눌지 정합니다. 조회 전용, 전표 입력, 신고 자료 확정 중 어디까지 맡길지 명확히 해 두세요.
권한 분배
자료를 어떤 형식으로 주고받을지 맞춥니다. 전자세금계산서, 매입매출 집계, 원장 조회 화면 가운데 무엇을 쓸지 정해 두세요.
자료 형식
마감 일정을 어떻게 잡을지 정합니다. 부가가치세 신고일과 마감일이 겹치면 작업 순서가 밀리기 쉽습니다.
마감 일정
문의 창구를 한 곳으로 정합니다. 도입 첫 달에는 담당자가 자주 바뀌지 않는 편이 좋습니다.
연락 창구
첫 달
첫 달에 확인할 지표
첫 달에는 세 가지 숫자만 봅니다. 이 숫자가 줄어드는지가 도입이 자리 잡았는지를 보여 줍니다. 특정 제품의 성능을 보장하는 지표가 아니라, 우리 운영이 안정되는지를 확인하는 기준입니다.
미반영 증빙 수
매입매출 자료와 원장이 아직 맞지 않는 건수입니다. 마감 전에 0에 가까워지는지 보세요.
줄어들면 좋음
적요 없는 거래 수
분개에 설명이 비어 있는 건수입니다. 이 숫자가 남아 있으면 세무대리인이 이유를 물어보게 됩니다.
줄어들면 좋음
수정이 필요했던 전표 수
규칙이 자리를 잡으면 이 숫자는 자연스럽게 줄어듭니다. 줄지 않는다면 계정과목 규칙을 다시 볼 때입니다.
줄어들면 좋음
실패 사례
실패를 줄이는 방법
전환은 한 번에 끝내는 작업이 아니라 몇 달에 걸쳐 다듬는 과정입니다. 아래 세 가지는 자주 반복되는 실수이니만큼 미리 피해 가면 좋습니다.
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1순위
계정과목을 처음부터 너무 잘게 나누기
가장 흔한 실패입니다. 반복되는 항목 위주로 시작하고, 필요할 때 가지를 추가하는 편이 오래 갑니다. 처음부터 세분화하면 관리 부담이 분류 오류로 돌아옵니다.
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2순위
자동화를 한 번에 다 켜기
은행 연동, OCR 전표, 자동분개를 동시에 켜면 오류가 어디서 왔는지 찾기 어려워집니다. 한 기능씩 켜고 규칙을 굳히세요.
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3순위
검토 없이 OCR 결과를 확정하기
전표 한 장이 잘못 들어가면 매입매출 집계가 어긋납니다. 첫 몇 달은 표본을 뽑아 사람이 확인하는 흐름을 유지하세요.
어디서부터
어떤 제품부터 볼지
거래 규모와 법인 구성에 따라 볼 제품이 달라집니다. 아래 두 갈래로 나눠 보면 처음부터 모든 후보를 비교하지 않아도 됩니다.
클라우드 회계부터 보기
거래 규모가 작고 법인이 하나라면 여기서 시작합니다. Ecount ERP와 Douzone iCUBE가 대표적인 후보이고, Sage Accounting은 해외 거래나 영문 장부가 섞이는 경우에 검토할 만합니다.
클라우드 ERP 쪽 검토
재고, 구매, 다중 법인 결산이 필요하면 ERP 쪽을 봅니다. Oracle NetSuite와 SAP S/4HANA Cloud는 각각 맞는 상황이 다르므로 도입 범위를 먼저 정리하세요.
도입 준비를 마쳤다면 다음 단계로 넘어가세요. 비교 기준을 나란히 확인하거나, 실제 전표 처리 순서를 살펴보거나, 남은 질문을 편집팀에 보내실 수 있습니다.
자료 정리부터 첫 마감까지, 순서대로 준비하면 전환이 흔들리지 않습니다.
도입 상담 문의 보내기
평일 09:00 ~ 18:00 · [email protected] · +82 2-596-1761